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Digitalización de los Documentos: es el proceso de convertir documentos impresos a documentos digitales, según las necesidades del cliente y copia de los documentos escaneados para su utilización y posterior consulta.
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Algunas de las Ventajas de la Digitalización son:
- Mayor rapidez para encontrar los documentos.
- Mejor atención a su cliente al encontrar mas rapido los documentos.
- Asegura la conservación de la información de por vida, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, o bien debido al uso y la manipulación de los documentos.
- Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. Utilización de menor espacio físico.
- Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras el proceso de digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, como .docx o .pdf.
- Permite restringir el acceso a la información. Gracias a la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo que incrementa el nivel de seguridad. Asimismo, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.
- Consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar de editar o imprimir más copias en papel.
- Evita los desplazamientos. ¿Para qué trasladarse a un lugar determinado cuando se puede acceder a la información en un solo clic? Basta con tener a mano una computadora o celular para ahorrar tiempo en búsquedas y traslados.
- Facilita la distribución de los contenidos. La totalidad de los documentos, o bien una parte, puede enviarse por e-mail u otros sistemas de transmisión electrónica, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
- Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio, inundación o vandalismo.
- Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.
- Mejora la reputación de las empresas. La ausencia de papeles da una imagen más moderna de la compañía. Asimismo, refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente, al contribuir a limitar la tala de árboles. Reemplaza al papel y menor uso de fotocopias.
