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​DIGITALIZACION


Digitalización de los Documentos: es el proceso de convertir documentos impresos a documentos digitales, según las necesidades del cliente y copia de los documentos escaneados para su utilización y posterior consulta.
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Algunas de las Ventajas de la Digitalización son:
  1. Mayor rapidez para encontrar los documentos.
  2. Mejor atención a su cliente al encontrar mas rapido los documentos.
  3. Asegura la conservación de la información de por vida, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, o bien debido al uso y la manipulación de los documentos.  
  4. Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. Utilización de menor espacio físico.
  5. Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras el proceso de digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, como .docx o .pdf.
  6. Permite restringir el acceso a la información. Gracias a la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo que incrementa el nivel de seguridad. Asimismo, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.
  7. Consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar de editar o imprimir más copias en papel.
  8. Evita los desplazamientos. ¿Para qué trasladarse a un lugar determinado cuando se puede acceder a la información en un solo clic? Basta con tener a mano una computadora o celular para ahorrar tiempo en búsquedas y traslados.
  9. Facilita la distribución de los contenidos. La totalidad de los documentos, o bien una parte, puede enviarse por e-mail u otros sistemas de transmisión electrónica, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
  10. Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio, inundación o vandalismo.
  11. Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.
  12. Mejora la reputación de las empresas. La ausencia de papeles da una imagen más moderna de la compañía. Asimismo, refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente, al contribuir a limitar la tala de árboles. Reemplaza al papel y menor uso de fotocopias.​
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